Wersja historyczna publikacji, ważna od: 30.05.2019 10:45:17 do: 11.02.2020 20:33:13, opublikowana przez: Liwia Sterna

Anna Dobrowolska-Hylak

Podinspektor Wydział Organizacyjny Do obowiązków należy:

  1. Przyjmowanie klientów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem Gminy, Zastępcą Wójta, Skarbnikiem Gminy i Sekretarzem Gminy bądź kierowanie ich do właściwych wydziałów.
  2. Udzielanie pełnej informacji w zakresie:
    • rodzaju, miejsca i trybie załatwiania spraw;
    • danych o gminie (charakterystyka, statystyka, układ komunikacyjny itp.)
  3. Prowadzenie sekretariatu Urzędu Gminy poprzez:
    • zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i elektronicznej;
    • obsługę skrzynki @ Wójta Gminy, faksu, kserokopiarki, skanera oraz innych urządzeń biurowych;
    • działania sekretariatu zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
    • ustalanie harmonogramu pracy i zajęć Wójta, Zastępcy Wójta i Sekretarza Gminy oraz koordynowanie terminarzy spotkań, konferencji, narad itp.
  4. Przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie i przekazywanie dokumentów zewnętrznych finansowych do Wydziału Finansów i Budżetu.
  5. Organizowanie obsługi oficjalnych wizyt, delegacji i innych ważnych spotkań i narad a w szczególności:
    • przygotowanie propozycji programu oraz upominków okolicznościowych,
    • zorganizowanie noclegów i wyżywienia.
  6. Przygotowywanie sprawozdania z działalności międzysesyjnej Wójta i Zastępcy Wójta.
  7. Udział w redagowaniu oraz nadzorowaniu strony internetowej gminy -www.przemet.pl.
  8. Prowadzenie rejestru:
    • zarządzeń Wójta Gminy,
    • zarządzeń Wójta Gminy jako kierownika jednostki,
    • upoważnień i pełnomocnictw;
    • umów i porozumień,
    • zleceń i zamówień.
  9. Koordynowanie zadań redakcyjnych związanych z wprowadzaniem informacji wytworzonych przez Wydział Organizacyjny na stronie internetowej gminy – przemet.pl oraz stronie wewnętrznej urzędu – intranet.pl.
  10. Wystawianie delegacji służbowych krajowych i zagranicznych oraz prowadzenie rejestru.
  11. Prowadzenie spraw z zakresu nadzoru właścicielskiego spółek gminnych.
  12. Prowadzenie dokumentacji w zakresie używania obcych środków transportowych.
  13. Przygotowywanie oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych dla Wójta i Zastępcy Wójta.
  14. Przygotowywanie ewidencji przebiegu pojazdu dla Wójta i Zastępcy Wójta.
  15. Gromadzenie dokumentacji w zakresie:
    • udostępniania informacji publicznej
    • badań ankietowych
    • pracy Wójta z Radą Społeczną.
  16. Prowadzenie ewidencji kluczy oraz sprawowanie nadzoru nad gospodarką kluczami.
  17. Prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek, zlecanie wykonania pieczęci i pieczątek, nadzór nad ich przechowywaniem, oraz likwidacja pieczęci zużytych.
  18. Prowadzenie ewidencji zamówionej prasy oraz wydawnictw książkowych dla Urzędu Gminy a także zamawianie prasy i wydawnictw książkowych dla Wydziału Organizacyjnego.
  19. Dbanie o wygląd wizualny Urzędu i obejścia Urzędu.
  20. Wywieszanie flag z okazji świąt państwowych i wydarzeń okolicznościowych.
  21. Bieżący nadzór obiektu (awarie, naprawy, wymiana- koordynacja skuteczności działań).
  22. Dbanie o zieleń wokół budynku Urzędu.
  23. Prowadzenie ewidencji wyposażenia:
    • sekretariatu;
    • biura Wójta Gminy;
    • biura Zastępcy Wójta.
 

Metryczka

  • Dokument wytworzył:Joanna Skrzypczak
  • Data wytworzenia:19.02.2019
  • Godzina wytworzenia:08:00
  • Podmiot udostępniający:Urząd Gminy Przemęt