Lidia Jakubowska

Pomoc administracyjna

Wydział Organizacyjny

Do obowiązków należy:

  1. Tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu.
  2. Otwieranie budynku Urzędu.
  3. Pomoc w prowadzeniu spraw w zakresie Biura Obsługi Klienta, a w szczególności:
    • zapewnienie łączności telefonicznej;
    • tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu;
    • udzielanie pełnej informacji w zakresie:
      1. rodzaju, miejsca i trybie załatwiania spraw,
      2. o gminie (charakterystyka, statystyka, układ komunikacyjny itp.)
    • udostępnianie klientom zestawu ujednoliconych formularzy/druków spraw realizowanych przez Urząd oraz udzielenie pomocy przy ich wypełnianiu;
    • sprawdzanie kompletności składanych wniosków;
    • udzielanie pomocy osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie;
    • udzielanie ogólnej informacji o zakresie załatwianych spraw przez inne jednostki samorządu terytorialnego;
    • dbanie o aktualizację głównej tablicy informacyjnej w holu oraz tablic ogłoszeniowych wewnątrz budynku, a także gabloty z wyróżnieniami na I piętrze i gablot na półpiętrze.
    • obsługa kserokopiarek, centrali telefonicznej oraz innych urządzeń biurowych;
    • monitorowanie aktualności oraz gromadzenie zbioru kart usług, wniosków i druków w zakresie działalności Urzędu.
  4. Pomoc w przyjmowaniu, rejestrowaniu i rozdzielaniu korespondencji wpływającej do Urzędu w rejestrze korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (SOD).
  5. Pomoc w przyjmowaniu, rejestrowaniu, dekretowaniu i przekazywaniu dokumentów zewnętrznych finansowych do Wydziału Finansów i Budżetu.
  6. Pomoc w przygotowywaniu:
    • tabliczek informacyjnych zamieszczonych przy drzwiach pomieszczeń biurowych,
    • identyfikatorów dla pracowników, nowo zatrudnionych osób, stażystów i praktykantów.
  7. Pomoc w przyjmowaniu z wydziałów/stanowisk korespondencji do wysłania, sporządzaniu zestawienia i rozliczenia przesyłek oraz jej ewidencji, monitorowaniu zwracanych potwierdzeń odbioru, a także pomoc w wstępnym przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia w przypadku organizowania przetargu.
  8. Pomoc w prowadzeniu rejestru przesyłek wychodzących.
  9. Pomoc w dokonywaniu zakupów artykułów biurowo-kancelaryjnych i środków czystości na potrzeby funkcjonowania Urzędu.
  10. Pomoc w bieżącej aktualizacji:
    • wykazu stanowisk w wydziałach (wydział, nazwisko pracownika, stanowisko, nr pokoju, nr telefonu, adres @);
    • wykazu jednostek organizacyjnych (nazwa jednostki, adres, nr telefonu, adres @);
    • wykazu jednostek pomocniczych ( nazwa sołectwa, sołtys, nr telefonu, adres @).
  11. Pomoc przy współdziałaniu z jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia.

Metryczka

wytworzono: 29.08.2022 przez: Liwia Sterna
opublikowano: 29.08.2022, 10:28 przez: Liwia Sterna
zmodyfikowano: 17.08.2023, 13:28 przez: Liwia Sterna
podmiot udostępniający: Urząd Gminy Przemęt odwiedzin: 80

Rejestr zmian

uaktualniono: 17.08.2023, 13:28 przez: Liwia Sterna Lidia Jakubowska
uaktualniono: 17.02.2023, 09:34 przez: Liwia Sterna Lidia Jakubowska
utworzono: 29.08.2022, 10:28 przez: Liwia Sterna Lidia Jakubowska