Pomoc administracyjna Wydział Organizacyjny Do obowiązków należy:
- Pomoc w prowadzeniu spraw w zakresie Biura Obsługi Klienta, a w szczególności:
- zapewnienie łączności telefonicznej;
- tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu;
- udzielanie pełnej informacji w zakresie:
- rodzaju, miejsca i trybie załatwiania spraw,
- o gminie (charakterystyka, statystyka, układ komunikacyjny itp.)
- udostępnianie klientom zestawu ujednoliconych formularzy/druków spraw realizowanych przez Urząd oraz udzielenie pomocy przy ich wypełnianiu;
- sprawdzanie kompletności składanych wniosków;
- udzielanie pomocy osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie;
- udzielanie ogólnej informacji o zakresie załatwianych spraw przez inne jednostki samorządu terytorialnego;
- dbanie o aktualizację głównej tablicy informacyjnej w holu oraz tablic ogłoszeniowych wewnątrz budynku, a także gabloty z wyróżnieniami na I piętrze i gablot na półpiętrze.
- obsługa kserokopiarek, centrali telefonicznej oraz innych urządzeń biurowych;
- monitorowanie aktualności oraz gromadzenie zbioru kart usług, wniosków i druków w zakresie działalności Urzędu.
- Pomoc w przyjmowaniu, rejestrowaniu i rozdzielaniu korespondencji wpływającej do Urzędu w rejestrze korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (SOD).
- Pomoc w przyjmowaniu, rejestrowaniu, dekretowaniu i przekazywaniu dokumentów zewnętrznych finansowych do Wydziału Finansów i Budżetu.
- Pomoc w przygotowywaniu:
- tabliczek informacyjnych zamieszczonych przy drzwiach pomieszczeń biurowych,
- identyfikatorów dla pracowników, nowo zatrudnionych osób, stażystów i praktykantów.
- Pomoc w przyjmowaniu z wydziałów/stanowisk korespondencji do wysłania, sporządzaniu zestawienia i rozliczenia przesyłek oraz jej ewidencji, monitorowaniu zwracanych potwierdzeń odbioru, a także pomoc w wstępnym przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia w przypadku organizowania przetargu.
- Pomoc w prowadzeniu rejestru przesyłek wychodzących.
- Pomoc w dokonywaniu zakupów artykułów biurowo-kancelaryjnych i środków czystości na potrzeby funkcjonowania Urzędu.
- Pomoc w bieżącej aktualizacji:
- wykazu stanowisk w wydziałach (wydział, nazwisko pracownika, stanowisko, nr pokoju, nr telefonu, adres @);
- wykazu jednostek organizacyjnych (nazwa jednostki, adres, nr telefonu, adres @);
- wykazu jednostek pomocniczych ( nazwa sołectwa, sołtys, nr telefonu, adres @).
Metryczka
- Dokument wytworzył:Liwia Sterna
- Data wytworzenia:19.04.2024
- Godzina wytworzenia:9:00
- Podmiot udostępniający:Urząd Gminy Przemęt