Pomoc administracyjna Wydział Organizacyjny Do obowiązków należy:
- Otwieranie budynku Urzędu.
- Prowadzenie spraw w zakresie Biura Obsługi Klienta, a w szczególności:
- zapewnienie łączności telefonicznej;
- obsługa korespondencji elektronicznej wpływającej do Urzędu Gminy podczas nieobecności Pani Mirosławy Wojciechowskiej;
- tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu;
- udzielanie pełnej informacji w zakresie:
- rodzaju, miejsca i trybie załatwiania spraw,
- danych o gminie (charakterystyka, statystyka, układ komunikacyjny itp.)
- udostępnianie klientom zestawu ujednoliconych formularzy/druków spraw realizowanych przez Urząd oraz udzielenie pomocy przy ich wypełnianiu;
- udzielanie pomocy osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie;
- udzielanie ogólnej informacji o zakresie załatwianych spraw przez inne jednostki samorządu terytorialnego;
- dbanie o aktualizację głównej tablicy informacyjnej w holu oraz tablic ogłoszeniowych wewnątrz budynku, a także gabloty z wyróżnieniami na I piętrze i gablot na półpiętrze;
- obsługa urządzeń biurowych znajdujących się w Biurze Obsługi Klienta.
- Przyjmowanie, rejestrowanie i rozdzielanie korespondencji wpływającej do Urzędu w rejestrze korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (SOD).
- Przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie i przekazywanie dokumentów zewnętrznych finansowych do Wydziału Finansów i Budżetu.
- Przyjmowanie z wydziałów/stanowisk korespondencji do wysłania, sporządzanie zestawienia i rozliczenia przesyłek oraz jej ewidencji, monitorowanie zwracanych potwierdzeń odbioru.
- Uwierzytelnianie Profilu Zaufanego e-PUAP.
- Przyjmowanie płatności bezgotówkowych przy użyciu terminali płatniczych POS oraz WebPOS Paybynet od klientów urzędu za świadczone usługi, rozliczanie oraz tworzenie dziennych zestawień.
- Dbanie o wygląd wizualny Urzędu i obejścia Urzędu.
- Otwieranie budynku Urzędu.
- Prowadzenie wydziałowego rejestru:
- umów i porozumień,
- zleceń i zamówień.
- Prowadzenie centralnego rejestru:
- umów i porozumień,
- zleceń i zamówień.
Metryczka
- Dokument wytworzył:Liwia Sterna
- Data wytworzenia:19.04.2024
- Godzina wytworzenia:9:00
- Podmiot udostępniający:Urząd Gminy Przemęt