Podinspektor Wydział Organizacyjny Do obowiązków należy:
- Przyjmowanie klientów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem Gminy, Zastępcą Wójta, Skarbnikiem Gminy i Sekretarzem Gminy bądź kierowanie ich do właściwych wydziałów.
- Udzielanie pełnej informacji w zakresie:
- rodzaju, miejsca i trybie załatwiania spraw;
- danych o gminie (charakterystyka, statystyka, układ komunikacyjny itp.)
- Prowadzenie sekretariatu Urzędu Gminy poprzez:
- zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i elektronicznej;
- obsługę skrzynki @ Wójta Gminy, faksu, kserokopiarki, skanera oraz innych urządzeń biurowych;
- działania sekretariatu zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
- ustalanie harmonogramu pracy i zajęć Wójta, Zastępcy Wójta i Sekretarza Gminy oraz koordynowanie terminarzy spotkań, konferencji, narad itp.
- Przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie i przekazywanie dokumentów zewnętrznych finansowych do Wydziału Finansów i Budżetu.
- Organizowanie obsługi oficjalnych wizyt, delegacji i innych ważnych spotkań i narad
a w szczególności:
- przygotowanie propozycji programu oraz upominków okolicznościowych,
- zorganizowanie noclegów i wyżywienia.
- Przygotowywanie sprawozdania z działalności międzysesyjnej Wójta i Zastępcy Wójta.
- Udział w redagowaniu oraz nadzorowaniu strony internetowej gminy -www.przemet.pl.
- Prowadzenie rejestru:
- zarządzeń Wójta Gminy,
- zarządzeń Wójta Gminy jako kierownika jednostki,
- upoważnień i pełnomocnictw;
- umów i porozumień,
- zleceń i zamówień.
- Koordynowanie zadań redakcyjnych związanych z wprowadzaniem informacji wytworzonych przez Wydział Organizacyjny na stronie internetowej gminy – przemet.pl oraz stronie wewnętrznej urzędu – intranet.pl.
- Wystawianie delegacji służbowych krajowych i zagranicznych oraz prowadzenie rejestru.
- Prowadzenie spraw z zakresu nadzoru właścicielskiego spółek gminnych.
- Prowadzenie dokumentacji w zakresie używania obcych środków transportowych.
- Przygotowywanie oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych dla Wójta i Zastępcy Wójta.
- Przygotowywanie ewidencji przebiegu pojazdu dla Wójta i Zastępcy Wójta.
- Gromadzenie dokumentacji w zakresie:
- udostępniania informacji publicznej
- badań ankietowych
- pracy Wójta z Radą Społeczną.
- Prowadzenie ewidencji kluczy oraz sprawowanie nadzoru nad gospodarką kluczami.
- Prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek, zlecanie wykonania pieczęci i pieczątek, nadzór nad ich przechowywaniem, oraz likwidacja pieczęci zużytych.
- Prowadzenie ewidencji zamówionej prasy oraz wydawnictw książkowych dla Urzędu Gminy a także zamawianie prasy i wydawnictw książkowych dla Wydziału Organizacyjnego.
- Dbanie o wygląd wizualny Urzędu i obejścia Urzędu.
- Wywieszanie flag z okazji świąt państwowych i wydarzeń okolicznościowych.
- Bieżący nadzór obiektu (awarie, naprawy, wymiana- koordynacja skuteczności działań).
- Dbanie o zieleń wokół budynku Urzędu.
- Prowadzenie ewidencji wyposażenia:
- sekretariatu;
- biura Wójta Gminy;
- biura Zastępcy Wójta.
Metryczka
- Dokument wytworzył:Joanna Skrzypczak
- Data wytworzenia:19.02.2019
- Godzina wytworzenia:08:00
- Podmiot udostępniający:Urząd Gminy Przemęt