BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ
GMINY PRZEMĘT

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506) oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn. zm.) celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej zarządza się, co następuje: §1.1. Ustala się jednolity sposób postępowania przy przygotowywaniu i rejestracji umów, aneksów do umów i porozumień, zwanych dalej „umowami”. Ustala się jednolity sposób postępowania przy rejestracji zamówień i zleceń, których stroną jest Gmina/Urząd Gminy Przemęt, zwanych dalej „zleceniami”. Zarządzenie nie dotyczy umów wynikających: ze stosunku pracy; umów na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych; umów najmu na lokale mieszkaniowe; umów dzierżawy, umów najmu i umów użyczenia sal wiejskich; kredytów, pożyczek i poręczeń; umów o odprowadzania ścieków, gdzie stroną jest Gmina.   §2. 1. Umowy mogą być zawierane:

• na podstawie poleceń Wójta Gminy Przemęt/ Zastępcy Wójta Gminy/Sekretarza Gminy.
• z inicjatywy komórki organizacyjnej bądź osoby upoważnionej, właściwych w sprawach objętych umową i odpowiedzialnych za jej stronę merytoryczną.

2. Umowa powinna być sporządzona co najmniej w trzech jednobrzmiących egzemplarzach:

1) jeden egzemplarz dla strony umowy, 2) jeden egzemplarz na stanowisko merytoryczne, 3) jeden egzemplarz do rejestru umów.   §3. 1. Za właściwe przygotowanie umowy i uzgodnienie jej zapisów ze stronami umowy odpowiedzialny jest pracownik prowadzący daną sprawę.

2. Za bezpośredni nadzór nad realizacją i rozliczeniem umowy odpowiada kierownik komórki organizacyjnej/samodzielne stanowisko urzędu, gdzie umowa została przygotowana lub gdzie umowa wpłynęła.
3. Za poprawność formalno-rachunkową rozliczenia umowy odpowiada wyznaczony pracownik Wydziału Finansów i Budżetu, z wyłączeniem umów, w których odpowiedzialność formalno-rachunkowa wynika z odrębnych zapisów zakresów czynności lub decyzji Wójta.

  §4. 1. Warunki, które powinny być uwzględnione przy sporządzaniu umów określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Projekt umowy pod względem formalno-prawnym opiniuje radca prawny pełniący obsługę prawną w Urzędzie Gminy Przemęt.
3. Projekt umowy, do którego wniesiono uwagi, zmiany lub poprawki, wymaga ponownego zaopiniowania przez radcę prawnego.
4. Zaopiniowanie projektu umowy pod względem formalno-prawnym potwierdza radca prawny poprzez odciśnięcie pieczątki imiennej oraz złożenie podpisu na ostatniej stronie projektu umowy- egzemplarz ten trafia do „Rejestru Umów” .
5. Akceptacja radcy prawnego nie wymagają powtarzające się umowy, dotyczące spraw tego samego rodzaju, dla których został opracowany, zaopiniowany i zaakceptowany pod względem formalno-prawnym stosowany wzór.
6. Projekt umowy przedkładany do dalszej akceptacji musi być opatrzony datą i własnoręcznym podpisem osoby, która go opracowała oraz własnoręcznym podpisem właściwego kierownika wydziału.

  §5. 1. Projekt umowy, z której wynika zobowiązanie pieniężne podlega kontrasygnacie Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej, a następnie przekazywany jest do podpisu Wójtowi Gminy lub osoby pisemnie upoważnionej przez niego.

2. Każda strona projektu umowy na egzemplarzu pozostającym w Urzędzie jako strony umowy, powinna być parafowana przez każdą z osób składających podpis na projekcie oraz winien być zaopatrzony we wszystkie wymagane zarządzeniem akceptacje i uzgodnienia.

  §6. 1. W celu utworzenia jednolitej ewidencji zawieranych umów i porozumień tworzy się w Urzędzie Gminy Przemęt Centralny Rejestr Umów i Porozumień, zwany dalej „Rejestrem Umów”.

2. W celu utworzenia jednolitej ewidencji zawieranych zleceń i zamówień tworzy się w Urzędzie Gminy Przemęt Centralny Rejestr Zleceń i Zamówień, zwany dalej „Rejestrem Zleceń”.

  §7. 1. Centralne rejestry, o których mowa w § 6 prowadzone są w formie papierowej i elektronicznej przez wyznaczonego pracownika Wydziału Organizacyjnego.

2. Wzór rejestru umów stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
3. Wzór rejestru zleceń stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

  §8. 1. Obowiązek rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów i Porozumień dotyczy wszystkich umów i porozumień zawartych w formie pisemnej, z którymi wiążą się skutki finansowe oraz aneksów do nich z wyłączeniem umów, o których mowa w § 1 ust. 2.

2. Obowiązek rejestracji w Centralnym Rejestrze Zleceń i Zamówień dotyczy wszystkich zleceń i zamówień na usługi lub dostawy zawartych w formie pisemnej, których wartość przekracza 300 zł.
3. Obowiązek zarejestrowania zawartej umowy oraz zawieranych zleceń i zamówień spoczywa na osobie odpowiedzialnej za przygotowanie dokumentów i powinien być zrealizowany niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia zawarcia umowy, zlecenia lub zamówienia lub otrzymania podpisanej przez drugą stronę umowy.
4. Podstawą rejestracji jest oryginalny egzemplarz umowy.
5. Osoba prowadząca Centralne Rejestry jest zobowiązana do prowadzenia zbiorów zarejestrowanych umów, porozumień, zleceń i zamówień w formie papierowej.

§9. 1. Potwierdzeniem rejestracji umowy jest opatrzenie egzemplarzy umowy pozostających w Urzędzie pieczęcią o treści:   „Zarejestrowano w Rejestrze Umów UG Przemęt dnia…………. pod poz. ……….. podpis……………….”  

2. Potwierdzeniem rejestracji zlecenia lub zamówienia jest opatrzenie egzemplarzy umowy pozostających w Urzędzie pieczęcią o treści:

  „Zarejestrowano w Rejestrze Zleceń UG Przemęt dnia………….pod poz. …………..podpis……………….”

3. Wpisu dokonuje pracownik prowadzący Rejestr.

  §10. Numer umowy/zlecenia zawiera następujące informacje:

• symbol literowy komórki organizacyjnej, która merytorycznie przygotowała umowę,
• symbol klasyfikacyjny z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,
• kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw,
• cztery cyfry roku kalendarzowego.

§11. Zobowiązuje się komórki organizacyjne urzędu właściwe w sprawach objętych zawieraną umową, lub zleceniem i odpowiedzialne za ich merytoryczną stronę do prowadzenia we własnym zakresie ich ewidencji, zgodnie z aktami spraw.  §12. Pracownik prowadzący Rejestry informuje Sekretarza w uzasadnionych przypadkach nie później niż po 14 dniach, o każdym przypadku zgłoszenia do rejestracji dokumentów po terminie określonym w § 8 ust. 3. §13. 1. Przepisy zarządzenia stosuje się również do wszystkich aneksów do umów.

2. Numer aneksu do zawartej umowy składa się z numeru umowy podstawowej łamanego przez litery AN z cyfrą oznaczająca kolejny aneks.
3. W rejestrze wpisuje się numer i datę aneksu w odpowiedniej kolumnie, w wierszu, w którym jest wpisana umowa, której aneks dotyczy.

§14. Wykonanie zarządzenia powierza się – pracownikom merytorycznym, kierownikom wydziałów i samodzielnym stanowiskom pracy Urzędu Gminy Przemęt. §15. Traci moc Zarządzenie nr 3.2019 Wójta Gminy Przemęt z dnia 2 stycznia 2019 r. w sprawie: zasad przygotowania i obiegu umów oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów i Porozumień oraz Centralnego Rejestru Zleceń i Zamówień w Urzędzie Gminy Przemęt. §16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.   Przygotował: Grzegorz Aryż Załącznik nr 3 do Zarządzenia  nr 7.2019 Wójta Gminy Przemęt z dnia 08 kwietnia 2019r.   Warunki, które powinny być uwzględniony przy sporządzaniu umów  

1. Umowa powinna zawierać następujące elementy:

• dane identyfikujące stronę zawierających umowę z Gminą/Urzędem Gminy Przemęt, tj.:

1. w przypadku osób fizycznych – imię i nazwisko, dokładny adres zameldowania (zamieszkania), PESEL,
2. w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą – imię i nazwisko, dokładny adres zameldowania (zamieszkania), oraz nazwę, pod jaką działalność jest prowadzona, numer NIP oraz adres siedziby, pod którym wykonywana jest działalność gospodarcza,
3. w przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej – dokładna nazwa (firma) strony, jej siedziba oraz imiona i nazwiska osób, które ją reprezentują wraz z zajmowanymi stanowiskami, NIP oraz nazwę właściwego dla danego podmiotu prawnego rejestru wraz z numerem w tym rejestrze, a także inne dane przewidziane w przepisach szczegółowych,

• szczegółowy zakres rzeczowo-finansowy przedmiotu umowy,
• wysokość wynagrodzenia brutto (z wyszczególnieniem stawki lub kwoty podatku VAT) za wykonanie umowy (np. wynagrodzenie ryczałtowe, kosztorysowe, itp.), dokument wystawiony przez stronę stanowiący podstawę obliczenia wynagrodzenia powinien być załącznikiem do umowy,
• termin realizacji przedmiotu umowy,
• sposób zapłaty – przelew (ze wskazaniem rachunku bankowego),
• termin zapłaty – liczba dni od daty złożenia prawidłowo sporządzonego rachunku lub faktury VAT wraz z kompletem wymaganych dokumentów (np. protokół odbioru, kosztorys podwykonawczy, itp.),
• warunki odbioru przedmiotu umowy,
• termin, w którym strona powinna ostatecznie złożyć rachunek lub fakturę VAT z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa,
• wysokość kar umownych w przypadku opóźnienia, zwłoki w wykonywaniu umowy oraz jej niewłaściwego wykonania lub nie wykonania,
• określenie możliwości dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego karę umowną w przypadku poniesienia przez Gminę Przemęt strat z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy,
• zastrzeżenia możliwości i określenie przypadków odstąpienia od umowy,
• zapisy o zabezpieczeniu nienależytego wykonania umowy, jeżeli było wymagane zgodnie z wymogami Prawa zamówień publicznych,
• zapis, że Gmina jest podatnikiem podatku VAT z podaniem numeru NIP,
• w umowach zawieranych na realizację zadań inwestycyjnych, w szczególności w zakresie modernizacji, ulepszania lub rozbudowy obiektu nie będącego własnością Gminy Przemęt, należy zamieścić informację, czyją własność stanowi nieruchomość,
• określenie osób bezpośrednio odpowiedzialnych za rozliczenie rzeczowe i finansowe,
• wynikające z przepisów szczególnych w tym z Prawa zamówień publicznych.

 

1. Załączniki, stanowiące integralną część umowy (liczba egzemplarzy załączników jest równa egzemplarzy umowy), powinny być parafowane przez każdą ze stron.
2. W umowie nie należy używać skrótów.
3. Wszelkie zmiany treści umowy mogą nastąpić tylko w formie aneksu. Aneks powinien być zaakceptowany przez radcę prawnego na zasadach wskazanych w § 4 zarządzenia.
4. W umowach i zleceniach może być zawarta informacja odsyłająca do Biuletynu Informacji Publicznej w celu zapoznania się z  ogólną klauzulą informacyjną.

Załączniki

	Zał 2
Zał 2 dodano: 09.07.2019, 07:43 przez: Anna Dobrowolska-Hylak
	Zał 1
Zał 1 dodano: 09.07.2019, 07:43 przez: Anna Dobrowolska-Hylak

Metryczka

• Dokument wytworzył:Grzegorz Aryż
• Data wytworzenia:08.04.2019
• Godzina wytworzenia:12:00
• Podmiot udostępniający:Urząd Gminy Przemęt