Wersja historyczna publikacji, ważna od: 17.02.2020 07:41:37 do: 02.07.2020 08:06:40, opublikowana przez: Liwia Sterna

Sylwia Szaranek

Podinspektor Wydział Organizacyjny

  1. Prowadzenie spraw w zakresie Biura Obsługi Klienta, a w szczególności:
  • zapewnienie łączności telefonicznej;
  • tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu;
  • przyjmowanie, rozdzielanie i rejestrowanie korespondencji zewnętrznej wpływającej do Urzędu;
  • udzielanie pełnej informacji w zakresie:
    1. rodzaju, miejsca i trybie załatwiania spraw,
    2. o gminie (charakterystyka, statystyka, układ komunikacyjny itp.)
  • udostępnianie klientom zestawu ujednoliconych formularzy/druków spraw realizowanych przez Urząd oraz udzielenie pomocy przy ich wypełnianiu;
  • sprawdzanie kompletności składanych wniosków;
  • udzielanie pomocy osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie;
  • udzielanie ogólnej informacji o zakresie załatwianych spraw przez inne jednostki samorządu terytorialnego;
  • dbanie o aktualizację głównej tablicy informacyjnej w holu oraz tablic ogłoszeniowych wewnątrz budynku, a także gabloty z wyróżnieniami na I piętrze i gablot na półpiętrze.
  • obsługa kserokopiarek, centrali telefonicznej oraz innych urządzeń biurowych;
  • monitorowanie aktualności oraz gromadzenie zbioru kart usług, wniosków i druków w zakresie działalności Urzędu
2.Przyjmowanie, rejestrowanie i rozdzielanie korespondencji wpływającej do Urzędu w rejestrze korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (SOD). 3.Przygotowywanie:
  • tabliczek informacyjnych zamieszczonych przy drzwiach pomieszczeń biurowych,
  • identyfikatorów dla pracowników, nowo zatrudnionych osób, stażystów i praktykantów.
4.Przyjmowanie z wydziałów/stanowisk korespondencji do wysłania, sporządzanie zestawienia i rozliczenia przesyłek oraz jej ewidencji, monitorowanie zwracanych potwierdzeń odbioru, a także wstępne przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia w przypadku organizowania przetargu.
  1. Prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących.
  2. Przyjmowanie płatności bezgotówkowych przy użyciu terminali płatniczych POS oraz WebPOS Paybynet od klientów urzędu za świadczone usługi, rozliczanie oraz tworzenie dziennych zestawień.
  3. Dokonywanie zakupów artykułów biurowo-kancelaryjnych i środków czystości na potrzeby funkcjonowania Urzędu.
  4. Dbanie o wygląd wizualny Urzędu i obejścia Urzędu.
  5. Bieżący nadzór obiektu (awarie, naprawy, wymiana- koordynacja skuteczności działań).
  6. Koordynowanie prac związanych z utrzymaniem zieleni w obrębie budynku Urzędu.
  7. Uwierzytelnienie Profilu Zaufanego ePUAP.
  8. Otwieranie budynku Urzędu.
  9. Prowadzenie bieżącej aktualizacji:
    • wykazu stanowisk w wydziałach (wydział, nazwisko pracownika, stanowisko, nr pokoju, nr telefonu, adres @);
    • wykazu jednostek organizacyjnych (nazwa jednostki, adres, nr telefonu, adres @);
    • wykazu jednostek pomocniczych ( nazwa sołectwa, sołtys, nr telefonu, adres @).
  10. Gromadzenie dokumentacji i prowadzenie spraw jednostek pomocniczych w tym: organizowanie wyborów do organów jednostek pomocniczych- sołectwa (ich tworzenia, łączenia i znoszenia).
  11. Współpraca z przedstawicielami jednostek pomocniczych w zakresie realizacji zadań gminy.
  12. Współdziałanie z jednostkami pomocniczymi i ich organami oraz prowadzenie ich rejestru i spraw z nimi związanych.

Metryczka

  • Dokument wytworzył:Liwia Sterna
  • Data wytworzenia:30.05.2019
  • Godzina wytworzenia:08:00
  • Podmiot udostępniający:Urząd Gminy Przemęt