BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ
GMINY PRZEMĘT

Wydział Organizacyjny

Pomoc administracyjna

Do obowiązków należy:

1. Prowadzenie spraw w zakresie Biura Obsługi Klienta, a w szczególności:
   • zapewnienie łączności telefonicznej;
   • obsługa korespondencji elektronicznej wpływającej do Urzędu Gminy podczas nieobecności Pani Mirosławy Wojciechowskiej i Pani Martyny Antkowiak;
   • tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu;
   • udzielanie pełnej informacji w zakresie:
     1. rodzaju, miejsca i trybie załatwiania spraw,
     2. danych o gminie (charakterystyka, statystyka, układ komunikacyjny itp.)
   • udostępnianie klientom zestawu ujednoliconych formularzy/druków spraw realizowanych przez Urząd oraz udzielenie pomocy przy ich wypełnianiu;
   • udzielanie pomocy osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie;
   • udzielanie ogólnej informacji o zakresie załatwianych spraw przez inne jednostki samorządu terytorialnego;
   • dbanie o aktualizację głównej tablicy informacyjnej w holu oraz tablic ogłoszeniowych wewnątrz budynku, a także gabloty z wyróżnieniami na I piętrze i gablot na półpiętrze;
   • obsługa urządzeń biurowych znajdujących się w Biurze Obsługi Klienta.
2. Przyjmowanie, rejestrowanie i rozdzielanie korespondencji wpływającej do Urzędu w rejestrze korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (SOD).
3. Przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie i przekazywanie dokumentów zewnętrznych finansowych do Wydziału Finansów i Budżetu.
4. Przyjmowanie z wydziałów/stanowisk korespondencji do wysłania, sporządzanie zestawienia i rozliczenia przesyłek oraz jej ewidencji, monitorowanie zwracanych potwierdzeń odbioru.
5. Uwierzytelnianie Profilu Zaufanego e-PUAP.
6. Przyjmowanie płatności bezgotówkowych przy użyciu terminali płatniczych POS oraz WebPOS Paybynet od klientów urzędu za świadczone usługi, rozliczanie oraz tworzenie dziennych zestawień.
7. Dokonywanie zakupów artykułów spożywczych, biurowo-kancelaryjnych i środków czystości na potrzeby funkcjonowania Urzędu.
8. Dbanie o wygląd wizualny Urzędu i obejścia Urzędu.
9. Otwieranie budynku Urzędu.
10. Przygotowywanie:
    • tabliczek informacyjnych zamieszczonych przy drzwiach pomieszczeń biurowych,
    • identyfikatorów dla pracowników, nowo zatrudnionych osób, stażystów
      i praktykantów.
11. Prowadzenie bieżącej aktualizacji informatora telefonicznego pracowników Urzędu Gminy Przemęt.
12. Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia.
13. Weryfikowanie napisów na nagraniach z sesji Rady Gminy Przemęt.

Metryczka