BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ
GMINY PRZEMĘT

Pomoc administracyjna

Wydział Organizacyjny

Do obowiązków należy:

1. Pomoc w prowadzeniu spraw w zakresie Biura Obsługi Klienta, a w szczególności:
   • zapewnienie łączności telefonicznej;
   • tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu;
   • udzielanie pełnej informacji w zakresie:
     • rodzaju, miejsca i trybie załatwiania spraw,
     • o gminie (charakterystyka, statystyka, układ komunikacyjny itp.)
   • udostępnianie klientom zestawu ujednoliconych formularzy/druków spraw realizowanych przez Urząd oraz udzielenie pomocy przy ich wypełnianiu;
   • sprawdzanie kompletności składanych wniosków;
   • udzielanie pomocy osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie;
   • udzielanie ogólnej informacji o zakresie załatwianych spraw przez inne jednostki samorządu terytorialnego;
   • dbanie o aktualizację głównej tablicy informacyjnej w holu oraz tablic ogłoszeniowych wewnątrz budynku, a także gabloty z wyróżnieniami na I piętrze i gablot na półpiętrze.
   • obsługa kserokopiarek, centrali telefonicznej oraz innych urządzeń biurowych;
   • monitorowanie aktualności oraz gromadzenie zbioru kart usług, wniosków i druków
     w zakresie działalności Urzędu.
2. Pomoc w przyjmowaniu, rejestrowaniu i rozdzielaniu korespondencji wpływającej do Urzędu
   w rejestrze korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (SOD).
3. Pomoc w przyjmowaniu, rejestrowaniu, dekretowaniu i przekazywaniu dokumentów zewnętrznych finansowych do Wydziału Finansów i Budżetu.
4. Pomoc w przygotowywaniu:
   • tabliczek informacyjnych zamieszczonych przy drzwiach pomieszczeń biurowych,
   • identyfikatorów dla pracowników, nowo zatrudnionych osób, stażystów i praktykantów.
5. Pomoc w przyjmowaniu z wydziałów/stanowisk korespondencji do wysłania, sporządzaniu zestawienia i rozliczenia przesyłek oraz jej ewidencji, monitorowaniu zwracanych potwierdzeń odbioru, a także pomoc w wstępnym przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia
   w przypadku organizowania przetargu.
6. Pomoc w prowadzeniu rejestru przesyłek wychodzących.
7. Pomoc w dokonywaniu zakupów artykułów biurowo-kancelaryjnych i środków czystości na potrzeby funkcjonowania Urzędu.
8. Pomoc w bieżącej aktualizacji:
   • wykazu stanowisk w wydziałach (wydział, nazwisko pracownika, stanowisko,
     nr pokoju, nr telefonu, adres @);
   • wykazu jednostek organizacyjnych (nazwa jednostki, adres, nr telefonu, adres @);
   • wykazu jednostek pomocniczych ( nazwa sołectwa, sołtys, nr telefonu, adres @).

Metryczka