BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ
GMINY PRZEMĘT

INFORMACJA DLA SYGNALISTÓW

na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
(dalej ustawa)

1. Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Organem, do którego można zgłosić naruszenie prawa jest Wójt Gminy Przemęt (dalej Organ). Zgłoszenie może być dokonane w postaci:

– elektronicznej: poprzez e-mail na adres poczty elektronicznej: sygnalista@przemet.pl tytuł maila: Zgłoszenie – sygnalista z wykorzystaniem formularza stanowiącego załącznik do regulaminu

– papierowej – na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do regulaminu na adres Urząd Gminy Przemęt ul. Jagiellońska 8, 64-234 Przemęt z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia – do rąk własnych do Komisji ds. obsługi zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych”

– ustnie – na wniosek sygnalisty może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie dokumentowane jest w formie nagrania rozmowy i protokołu spotkania.

2. Warunki objęcia Sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara) oraz sygnalista, który złożył zgłoszenie w innej formie, niż wskazane w procedurze.

3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

• Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez Członków Komisji w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz jego odpowiedzialności za rozpatrzenie zgłoszenia i przeprowadzanie działań następczych
• Członkowie komisji dokonują wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych
• Komisja odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa
• Komisja informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia,
• W ramach postępowania, członkowie komisji mogą zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień
• Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu, członkowie komisji podejmują dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych
• W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Organu, Komisja przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych
• Komisja może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Członkowie Komisji poinformują osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – Komisja pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej

4. Informacja zwrotna dla sygnalisty

Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną-  dotyczącą planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań -w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

5. Zasady poufności

Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie; ochrona poufności, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem i procedowaniem zgłoszeń zewnętrznych jest Wójt Gminy Przemęt, z siedzibą w Urzędzie Gminy Przemęt, ul. Jagiellońska 8, 64-234 Przemęt, dane kontaktowe urzad@przemet.pl tel. 65 549 60 71 lub 65 615 69 49

We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: iod@przemet.pl

Dane osobowe są przetwarzane w celu przyjęcia i obsługi zgłoszenia o naruszeniu prawa oraz podjęcia ewentualnych działań następczych. Podanie danych jest niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia.

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

• 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) – dalej RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń zewnętrznych;
• 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z przepisami ustawy, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty.

Organ publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia i podjęcia ewentualnego działania następczego.

Organ przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia i podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

Organ zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście – art. 5 ust. 1 lit. a) RODO;
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami – art. 5 ust. 1 lit. b) RODO);
• adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów przetwarzania – art. 5 ust. 1 lit. c) RODO);
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane – art. 5 ust. 1 lit. d) RODO);
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania –  5 ust. 1 lit. e) RODO);
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych –  5 ust. 1 lit. f) RODO).

Administrator zapewnia poufność danych w związku z otrzymaniem zgłoszenia. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie są ujawniane nieupoważnionym osobom bez wyraźnej zgody sygnalisty.

Ujawnienie danych może nastąpić jedynie, gdy jest to konieczny i proporcjonalny obowiązek wynikający z przepisów prawa w związku z prowadzonymi postępowaniami .

Przed ujawnieniem danych, sygnalista zostanie poinformowany o powodach ujawnienia. Dane mogą być ujawnione wyłącznie:

• podmiotom współpracującym w zakresie świadczenia usługi oprogramowania do przyjmowania i obsługi zgłoszeń,
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
• organom publicznym w zakresie koniecznym do podjęcia działań następczych.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie danych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Prawa osoby, której dane dotyczą:

• prawo dostępu do danych(art. 15 RODO), z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 8 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów. Prawo to może być ograniczone w zakresie informacji o źródle pozyskania danych osobowych,
• prawo do sprostowania danych(art. 16 RODO),
• prawo do ograniczenia przetwarzania(art. 18 RODO),
• prawo do wniesienia skargido Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dodatkowa informacja dla osób wskazanych w zgłoszeniu lub osoby, której dotyczy zgłoszenie

Informacja o źródle pozyskania danych została ograniczona ze względu na art. 8 ust. 6 ustawy, chyba że sygnalista nie spełnia warunków objęcia ochroną (art. 6 ustawy) albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Nie będą również przetwarzane w sposób zautomatyzowany, ani podlegać profilowaniu.

7. Charakter działań następczych

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

8. Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej “Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby z nią powiązanej, a także osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady w zakresie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów oraz procedur obowiązujących w Urzędzie Gminy Polkowice. W celu uzyskania porady należy się skontaktować z upoważnionym pracownikiem Organu, pod numerem telefonu 530 662 661 w czwartki w godzinach od 9.00 do 14.00.

9. Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10. Zachęta

Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl.

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich 

Załączniki

	Zarządzenie Nr OR.120.62.2024
Zarządzenie nr OR.120.62.2024 dodano: 20.02.2025, 11:51 przez: Liwia Sterna
	Załącznik Nr 1 Do Zarządzenia
Załącznik nr 1 do zarządzenia dodano: 20.02.2025, 11:52 przez: Liwia Sterna
	Klauzula Ochrony Danych Osobowych
Klauzula ochrony danych osobowych dodano: 20.02.2025, 11:52 przez: Liwia Sterna

Metryczka

	wytworzono:	19.02.2025	przez: Daniel kruk
	opublikowano:	19.02.2025, 08:08	przez: Daniel Kruk
	zmodyfikowano:	20.02.2025, 15:12	przez: Liwia Sterna
	podmiot udostępniający:	Urząd Gminy Przemęt	odwiedzin: 13

Rejestr zmian