Referent Wydział Organizacyjny Do obowiązków należy:
- Tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu.
- Prowadzenie teczki organizacyjnej stanowiska pracy.
- Prowadzenie spraw w zakresie Biura Obsługi Klienta, a w szczególności:
- zapewnienie łączności telefonicznej;
- tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu;
- przyjmowanie, rozdzielanie i rejestrowanie korespondencji zewnętrznej wpływającej do Urzędu;
- udzielanie pełnej informacji w zakresie:
- rodzaju, miejsca i trybie załatwiania spraw,
- o gminie (charakterystyka, statystyka, układ komunikacyjny itp.)
- udostępnianie klientom zestawu ujednoliconych formularzy/druków spraw realizowanych przez Urząd oraz udzielenie pomocy przy ich wypełnianiu;
- sprawdzanie kompletności składanych wniosków;
- udzielanie pomocy osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie;
- udzielanie ogólnej informacji o zakresie załatwianych spraw przez inne jednostki samorządu terytorialnego;
- dbanie o aktualizację głównej tablicy informacyjnej w holu oraz tablic ogłoszeniowych wewnątrz budynku, a także gabloty z wyróżnieniami na I piętrze i gablot na półpiętrze.
- obsługa kserokopiarek, centrali telefonicznej oraz innych urządzeń biurowych;
- monitorowanie aktualności oraz gromadzenie zbioru kart usług, wniosków i druków w zakresie działalności Urzędu.
- Przyjmowanie, rejestrowanie i rozdzielanie korespondencji wpływającej do Urzędu w rejestrze korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (SOD).
- Przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie i przekazywanie dokumentów zewnętrznych finansowych do Wydziału Finansów i Budżetu.
- Przygotowywanie:
- tabliczek informacyjnych zamieszczonych przy drzwiach pomieszczeń biurowych,
- identyfikatorów dla pracowników, nowo zatrudnionych osób, stażystów i praktykantów.
- Przyjmowanie z wydziałów/stanowisk korespondencji do wysłania, sporządzanie zestawienia i rozliczenia przesyłek oraz jej ewidencji, monitorowanie zwracanych potwierdzeń odbioru, a także wstępne przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia w przypadku organizowania przetargu.
- Prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących.
- Przyjmowanie płatności bezgotówkowych przy użyciu terminali płatnych POS oraz WebPOS Paybynet od klientów urzędu za świadczone usługi, rozliczanie oraz tworzenie dziennych zestawień.
- Dokonywanie zakupów artykułów biurowo-kancelaryjnych i środków czystości na potrzeby funkcjonowania Urzędu.
- Uwierzytelnianie Profilu Zaufanego ePUAP.
- Otwieranie budynku Urzędu.
- Współpraca w zakresie bieżącej aktualizacji:
- wykazu stanowisk w wydziałach (wydział, nazwisko pracownika, stanowisko, nr pokoju, nr telefonu, adres @);
- wykazu jednostek organizacyjnych (nazwa jednostki, adres, nr telefonu, adres @);
- wykazu jednostek pomocniczych ( nazwa sołectwa, sołtys, nr telefonu, adres @).
- Programowanie i analizowanie działalności straży pożarnej oraz popularyzacja ochrony przeciwpożarowej.
- Koordynowanie zadań z zakresu szkolenia strażaków.
- Analizowanie potrzeb i wyposażanie jednostek w sprzęt przeciwpożarowy.
- Planowanie zabezpieczenia Gminy przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia.
- Działanie w zakresie przyznawania i rozliczanie dotacji dla OSP.
- Współpraca z Wydziałem Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego w zakresie zarządzania kryzysowego.
Metryczka
- Dokument wytworzył:Liwia Sterna
- Data wytworzenia:02.07.2021
- Godzina wytworzenia:8:00
- Podmiot udostępniający:Urząd Gminy Przemęt